برای رهبری یک جلسه پر از احساسات آماده شوید
برای رهبری یک جلسه پر از احساسات آماده شوید
رهبری از طریق تنش بخشی از مدیر بودن است، اما لازم نیست بدون آمادگی وارد جلسات پر از احساسات شوید. در اینجا نحوه‌ی حفظ خونسردی و هدایت گفتگوهای پرخطر با وضوح و خونسردی آورده شده است.
جلسه را از قبل تجسم کنید. محیط، افراد درگیر و احساسی که می‌خواهید هنگام خروج از جلسه داشته باشید را تصور کنید. به صورت ذهنی تمرین کنید که چگونه بحث را آغاز خواهید کرد، تنش را مدیریت خواهید کرد و به سمت راه‌حل هدایت خواهید کرد. چالش‌ها را پیش‌بینی کنید و پاسخ‌های آرام و با اعتماد به نفس را برنامه‌ریزی کنید.
طرز فکر خود را تغییر دهید. روی نکات مثبت تمرکز کنید. قبل از جلسه، در مورد آنچه در مورد افراد درگیر قدردانی می‌کنید یا چه نتایج خوبی می‌تواند از مکالمه حاصل شود، تأمل کنید. این تغییر کوچک، تاب‌آوری عاطفی ایجاد می‌کند و به شما کمک می‌کند تا با همدلی و وضوح به تعامل نزدیک شوید.
تنظیمات را آماده کنید. از «پنج سوال» – چه کسی، چه چیزی، کجا، چه زمانی و چرا – برای تنظیم دقیق تدارکات استفاده کنید. چه کسی باید آنجا باشد؟ آیا باید منابعی را برای پشتیبانی از مکالمه بیاورید؟ چه چیزی باید به اشتراک گذاشته شود و چه چیزی نباید؟ جلسه کجا باید برگزار شود و زمان بهینه چیست؟ در نهایت، چرا این بحث مهم است؟
زمان استراحت ایجاد کنید. قبل از جلسه، ۱۰ دقیقه به خودتان فرصت دهید تا تمرکز کنید و ۱۰ دقیقه بعد از آن برای استراحت. یک پیاده‌روی کوتاه یا لحظه‌ای آرام می‌تواند به شما کمک کند تا خونسردی خود را حفظ کنید و از انتقال استرس به تعامل بعدی خود جلوگیری کنید.
این نکته از کتاب «چگونه برای جلسه‌ای که احساسات در آن اوج می‌گیرد آماده شویم» نوشته دینا دنهام اسمیت اقتباس شده است.
از خماری جلسه در تیم خود جلوگیری کنید
یک جلسه بد با قطع شدن تماس تمام نمی‌شود – بلکه طولانی می‌شود و بهره‌وری و روحیه تیم شما را تحلیل می‌برد. برای جلوگیری از این «خماری جلسه»، روی پنج استراتژی کلیدی تمرکز کنید.
تسلط پیدا نکنید، تسهیل کنید. با اجازه دادن به اعضای تیم برای هدایت موارد مربوط به دستور کار، مشارکت را تشویق کنید. از ابزارهای تعاملی مانند نظرسنجی استفاده کنید و بحث‌ها را ساختارمند کنید تا مطمئن شوید همه حق اظهار نظر دارند.
لیست مهمانان را حذف کنید. فقط افراد ضروری را به بحث دعوت کنید. اگر نیازی به حضور کسی نیست، گزینه‌های دیگری را به او پیشنهاد دهید، مانند درخواست از آنها برای ارائه نظرات قبل از جلسه یا ارسال خلاصه‌ای از جلسه برای آنها. تعداد کمتر شرکت‌کنندگان به معنای مکالمات متمرکزتر و در نهایت نتایج بهتر است.
دستور جلسات را به برنامه‌های عملیاتی تبدیل کنید. موارد دستور جلسه را به عنوان سوالات مشخصی که منجر به تصمیم‌گیری می‌شوند، تنظیم کنید. به جای «به‌روزرسانی عرضه محصول»، بپرسید: «ریسک‌های حیاتی برای جدول زمانی عرضه محصول ما چیست و چگونه می‌توانیم آنها را کاهش دهیم؟» موضوعات واضح و عمل‌محور، جلسات را کارآمد نگه می‌دارند.
هر دقیقه را مهم بدانید و بیش از حد وقت نگذارید. جلسات را برای کوتاه‌ترین زمان لازم تنظیم کنید، نه به طور پیش‌فرض افزایش‌هایی مانند ۶۰ دقیقه. پایبندی به دستور جلسه و پایان دادن به موقع به افراد کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ کرده و ناامیدی را کاهش دهند.
مسئولیت‌پذیری را مطالبه کنید. هر مورد عملیاتی را به عنوان مسئول تعیین کنید و مراحل بعدی را قبل از پایان جلسه روشن کنید. از ابزارهای مدیریت پروژه یا اسناد مشترک برای پیگیری پیگیری‌ها استفاده کنید و مطمئن شوید که هیچ چیز از قلم نمی‌افتد.
این نکته از «هزینه پنهان خماری جلسات» نوشته برنت ان. رید و همکاران اقتباس شده است.
مشارکت تیمی را در جلسات افزایش دهید
مشارکت کم در جلسات می‌تواند با کاهش همکاری، مانع تصمیم‌گیری و از بین بردن وحدت، به بهره‌وری تیم شما آسیب برساند. چگونه می‌توانید مشارکت پربارتر را تشویق کنید؟
با روشن کردن انتظارات شروع کنید. رفتارهای حمایتی را که می‌خواهید در جلسات خود ببینید، مشخص کنید. به عنوان مثال، می‌توانید بگویید: «به عنوان یک تیم، ما از یکدیگر حمایت می‌کنیم، با هم با چالش‌ها مقابله می‌کنیم و به طور سازنده ارتباط برقرار می‌کنیم.»
این رفتارها را خودتان الگو قرار دهید و حتماً وقتی اعضای تیم شما همین کار را انجام می‌دهند، جشن بگیرید. به عنوان مثال، می‌توانید بگویید: «من می‌خواهم از چیزی قدردانی کنم. الکس، روشی که شما به تازگی از مشارکت جردن قدردانی کردید، مظهر فرهنگ حمایتی است که می‌خواهیم در تیم خود داشته باشیم – فرهنگی که در آن نظرات هر عضو تیم به رسمیت شناخته شده و مورد قدردانی قرار می‌گیرد. الکس، از شما برای نشان دادن این موضوع و ایجاد یک الگوی مثبت برای همه ما متشکرم.»
همچنین مفید است که به اعضای تیم روش‌های مختلفی برای مشارکت ارائه دهید – به عنوان مثال، اجازه دهید نظرات کتبی قبل، حین یا بعد از جلسات ارائه شود. و چرخش تسهیل جلسه را بین همه اعضای تیم در نظر بگیرید تا به همه فرصتی برای رهبری بدهید. دادن یک نقش ساختارمند به کسانی که معمولاً کمتر صحبت می‌کنند، می‌تواند به آنها در صحبت کردن کمک کند.
این نکته از «اعضای تیم شما در جلسات شرکت نمی‌کنند. در اینجا چه باید کرد» اقتباس شده است.
- مدرسه فوتبال در کرج
- بهترین مدرسه فوتبال در گوهردشت کرج
- بهترین مدرسه فوتبال در عظیمیه کرج
- بهترین مدرسه فوتبال در باغستان کرج
ترکیبی ناکارآمد تیم خود را اصلاح کنید
کار ترکیبی، جلسات را تغییر داده است. با وجود تلاش‌های اخیر بسیاری از شرکت‌ها برای بازگشت به دفتر، تیم‌ها بیش از هر زمان دیگری به جلسات مجازی متکی هستند و مشارکت کاهش یافته است. به عنوان یک مدیر، چگونه می‌توانید جلسات تیم خود را در این دنیای ترکیبی بهبود بخشید؟
فرهنگ جلسه را به عنوان بخش مهمی از فرهنگ شرکت در نظر بگیرید. چه فرهنگ جلسه‌ای را برای تیم خود می‌خواهید؟ بهترین شیوه‌ها را تعیین کنید و نقش‌ها و مسئولیت‌ها را تعریف کنید. این همچنین می‌تواند شامل انتظارات در مورد زمان عدم برگزاری جلسات، مانند ساعات تمرکز برنامه‌ریزی شده و روزهای بدون جلسه باشد.
رهبران جلسات را شناسایی و روی آنها سرمایه‌گذاری کنید. برگزاری جلسات مؤثر یک مهارت است و مانند هر مهارتی، می‌توان آن را پرورش داد و تقویت کرد. تحقیقات اخیر نشان می‌دهد که ۵۴٪ از کل جلسات توسط تنها ۱۰٪ از کارمندان برگزار می‌شود. آموزش هدفمند برای این گروه از “کاربران قدرتمند” می‌تواند به ترویج فرهنگ جلسه سالم‌تر در تیم شما کمک کند.
از داده‌ها استفاده کنید. یکی از مزایای جلسات مجازی این است که آنها داده‌هایی تولید می‌کنند که بینش معناداری در مورد بهره‌وری، تعامل و حتی حفظ کارکنان ارائه می‌دهند – بنابراین از آن استفاده کنید. برای مثال، اگر یک بخش خاص نرخ عدم مشارکت بسیار بالایی دارد، می‌توانید همزمان با اجرای آموزش‌ها در آن بخش، تغییرات این عدد را زیر نظر داشته باشید.
این نکته از کتاب «کار ترکیبی جلسات را برای همیشه تغییر داده است» نوشته مایک تالیور و جاناتان ساس اقتباس شده است.
از کنجکاوی برای پیگیری جلسات خود استفاده کنید
آیا جلسات شما به طور مزمن باعث عدم مشارکت می‌شود – یا بدتر از آن، به راحتی از مسیر خارج می‌شود؟ ممکن است زمان آن رسیده باشد که کنجکاوی را در دستور کار قرار دهید تا افراد متمرکز و امور در مسیر درست قرار گیرند.
ابتدا، توجه تیم را به شناسایی مشکلی که برای حل آن آنجا هستید، معطوف کنید. به جای انجام این کار برای آنها، از همه افراد حاضر در اتاق بخواهید که هدف جلسه را در یک جمله تعریف کنند. شفاف‌سازی یک مأموریت جمعی در ابتدا به هماهنگی اعضای تیم و کاهش سردرگمی یا حاشیه‌های نامربوط کمک می‌کند.
سپس اجازه دهید کارمندانتان صحبت کنند. صرفاً به این دلیل که شما جلسه را رهبری می‌کنید، به این معنی نیست که باید بر آن تسلط داشته باشید. کنجکاوی نشان دهید، قبل از به اشتراک گذاشتن نظرات خود، از دیگران نظر بخواهید و به طور فعال گوش دهید. این راهی قدرتمند برای مشارکت و توانمندسازی افراد است.
در نهایت، بازخورد ارائه دهید – اما از زبان قضاوت‌آمیز خودداری کنید. قضاوت نقطه مقابل کنجکاوی است و می‌تواند تیم شما را دلسرد و بی‌انگیزه کند و منجر به جلسات بی‌روح و بی‌حاصل شود. اگر در مورد ایده‌ای مطمئن نیستید، آن را بررسی کنید. گفتن ساده‌ی «بیشتر بگو» راهی بدون قضاوت برای ابراز کنجکاوی و حفظ روند جلسه است.
این نکته از کتاب «چگونه کنجکاوی می‌تواند جلسات و تیم شما را بهتر کند» نوشته‌ی سابینا نواز اقتباس شده است.
…
بهتر کردن جلسات بد
همه‌ی ما جلسات تکراری داریم که احساس می‌کنیم ناکارآمد، بی‌حاصل یا بی‌هدف هستند. چگونه می‌توانید آنها را بهتر کنید وقتی شما کسی نیستید که آنها را اداره می‌کند؟ در اینجا نحوه‌ی مشارکت قبل، حین و بعد از آن برای هدایت امور در مسیر درست آورده شده است.
بهترین زمان برای مداخله اغلب قبل از برگزاری جلسه است. با برگزارکننده تماس بگیرید و بپرسید که آیا دستور جلسه، مطالب مرتبطی که بتوانند از قبل به اشتراک بگذارند یا هر کاری که می‌توانید برای کمک انجام دهید، وجود دارد یا خیر. آماده شوید.
در طول جلسه‌ای که از موضوع خارج می‌شود، می‌توانید ابتکار عمل را به دست بگیرید و مکالمه را به مسیر اصلی خود برگردانید. اگر دستور جلسه‌ای وجود دارد، به آن مراجعه کنید. اگر دستور جلسه‌ای وجود ندارد، می‌توانید برای روشن شدن هدف جلسه صحبت کنید، سپس وقتی مکالمه از موضوع خارج شد، به آن اشاره کنید.
پس از جلسه، با برگزارکننده تماس بگیرید تا یادداشت‌ها را مقایسه کنید و مراحل بعدی و اینکه چه کسی مسئول آنهاست را روشن کنید. این کار پیگیری را تضمین می‌کند – و اینکه جلسه در نهایت بی‌هدف نبوده است.
این نکته از کتاب «چگونه یک جلسه را بهبود بخشیم (وقتی مسئول نیستید)» نوشته تیجس بسیو و ایمی سی. ادموندسون اقتباس شده است.
مدیران اجرایی: جلسات تک نفره خود را دوباره بررسی کنید
اگر یک رهبر ارشد هستید، احتمالاً تقویم شما پر از جلسات تک نفره است. اما به جای تقویت هماهنگی، اضافه بار جلسات تک نفره اغلب باعث ایجاد پراکندگی، تفکر جداگانه و مشکلات اعتماد می‌شود. وقت آن است که نحوه استفاده از زمان جلسه خود را تغییر دهید.
از جلسات تک نفره برای توسعه، نه عملیات استفاده کنید. این جلسات را به صورت فصلی برگزار کنید و آنها را به رشد شغلی و بازخورد اختصاص دهید – نه به‌روزرسانی‌های تاکتیکی. جلسات ۹۰ دقیقه‌ای را که بر اهداف رهبری تمرکز دارند، نه وضعیت پروژه، مسدود کنید.
تصمیم‌گیری را به جلسات توانمندی تغییر دهید. پنج تا هفت قابلیت اصلی در سازمان خود – مانند نوآوری یا تجربه مشتری – را شناسایی کنید و جلسات ایستاده با رهبران چندوظیفه‌ای مربوطه برگزار کنید. این امر وضوح استراتژیک و اجرای سریع‌تر و هماهنگ‌تر را تضمین می‌کند.
افراد مناسب را در اتاق قرار دهید. از کار توجیه دیگران پس از وقوع حادثه خودداری کنید. جلسات توانمندی، تصمیم‌گیرندگان را در لحظه مناسب گرد هم می‌آورد تا هماهنگی در زمان واقعی اتفاق بیفتد، نه به صورت گذشته‌نگر.
زمان تیم اجرایی را آزاد کنید. وقتی جلسات توانمندی به کارهای چندوظیفه‌ای رسیدگی می‌کند، کل تیم اجرایی شما می‌تواند به جای تکرار تصمیمات گرفته شده در جای دیگر، بر استراتژی سازمانی و اولویت‌های بلندمدت تمرکز کند.
دستور جلسات مدیران اجرایی را حول سوالاتی مانند «کدام مسائل معدود هستند که نیاز به توجه کامل این تیم دارند؟» یا «سیستم ما در کجا نیاز به بازنگری دارد؟» تنظیم کنید.
این نکته از کتاب «چرا رهبران ارشد باید جلسات تک نفره زیادی نداشته باشند» نوشته ران کاروچی اقتباس شده است.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد تاکتیک های فوتبال و کسب بینش از مربیان در بالاترین سطح، سایت های فوراستادی 4STUDY.IR ، ساکر آکادمی، وبلاگ باشگاه و مدرسه فوتبال درفک البرز را مطالعه کنید.
باشگاه و مدرسه فوتبال درفک البرز، به عنوان بهترین مدرسه فوتبال کرج تلاش دارد تا همگام با تمرینات بهترین آکادمی های فوتبال دنیا جلو رفته و استعدادهای بهتررا به فوتبال ملی و باشگاهی ایران معرفی کند. شما نیز می توانید عضو باشگاه درفک البرز شده و در مسیر حرفه ای شدن قدم بردارید.
پاسخ دهید
برای ارسال نظر باید وارد شوید.